GDPR

Prohlášení o zpracování osobních údajů dle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a poučení subjektů údajů (dále jen „GDPR“)

1. Správce osobních údajů

Společnost INTO-SERVIS, spol. s r.o., se sídlem Mostecká 1973, 431 11 Jirkov, IČ: 63149150, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Ústí nad Labem, pod sp. zn. v odd. C vložce 9480 (dále jen „správce“) Vás tímto v souladu s čl. 12 GDPR informuje o zpracování Vašich osobních údajů a o Vašich právech.

2. Rozsah zpracování osobních údajů

Osobní údaje jsou zpracovány v rozsahu, v jakém je příslušný subjekt údajů správci poskytl, a to v souvislosti s uzavřením smluvního či jiného právního vztahu se správcem, nebo které správce shromáždil jinak a zpracovává je v souladu s platnými právními předpisy či k plnění zákonných povinností správce.

3.   Zdroje osobních údajů

• Přímo subjekt údajů
• Veřejně přístupné rejstříky, seznamy a evidence  (např. obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, katastr nemovitostí apod.)

4. Kategorie osobních údajů, které jsou předmětem zpracování

• Adresní a identifikační údaje sloužící k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci subjektu údajů (např. jméno, příjmení, titul, rodné číslo, datum narození, adresa trvalého pobytu, IČ, DIČ)

• Údaje umožňující kontakt se subjektem údajů (kontaktní údaje – např. kontaktní adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa apod.)

• Popisné údaje (např. bankovní spojení – číslo bankovního účtu)

• Další údaje nezbytné pro plnění smlouvy

• Údaje poskytnuté nad rámec příslušných zákonů zpracovávané v rámci uděleného souhlasu ze strany subjektu údajů (zpracování fotografií, použití osobních údajů za účelem personálních řízení apod.)

5. Kategorie subjektů údajů

• Zaměstnanec správce
• Zákazník správce
• Obchodní partner správce
• Dopravce
• Dodavatel služby
• Návštěvník a jiné osoby pohybující se v areálu správce
• Jiná osoba, která je ve smluvním vztahu ke správci
• Uchazeč o zaměstnání

6. Kategorie příjemců osobních údajů

• Veřejné ústavy
• Finanční ústavy
• Zpracovatelé
• Dodavatelé
• Společnosti zajišťující odborná školení zaměstnanců
• Státní a jiné orgány v rámci plnění zákonných povinností stanovených příslušnými právními předpisy

7.   Účel zpracování osobních údajů

• Plnění zákonných povinností ze strany správce (např. účetní a daňové účely)
• Jednání o smluvním vztahu
• Plnění smlouvy / objednávky
• Účely obsažené v rámci souhlasu subjektu údajů
• Archivnictví vedené na základě zákona
• Oprávněné zájmy správce
• Výběrová řízení na volná pracovní místa
• Ochrana životně důležitých zájmů subjektu údajů
• Ochrana práv správce, příjemce nebo jiných dotčených osob (např. vymáhání pohledávek správce)
• Poskytování informací orgánům činným v trestním řízení či jiným orgánům veřejné moci

8. Způsob zpracování a ochrany osobních údajů

Zpracování osobních údajů provádí správce. Zpracování je prováděno v sídle správce jednotlivými pověřenými zaměstnanci správce, případně zpracovatelem. Ke zpracování dochází prostřednictvím výpočetní techniky i manuálním způsobem u osobních údajů v listinné podobě za dodržení všech bezpečnostních zásad pro správu a zpracování osobních údajů. Za tímto účelem přijal správce technicko-organizační opatření k zajištění ochrany osobních údajů, zejména opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich neoprávněnému zpracování nebo k jinému zneužití osobních údajů. Všichni, kterým mohou být osobní údaje zpřístupněny, respektují právo subjektů údajů na ochranu soukromí a jsou povinni postupovat dle platných právních předpisů týkajících se ochrany osobních údajů.

9. Doba zpracování osobních údajů

V souladu se lhůtami uvedenými v příslušných smlouvách, v podnikové směrnici správce či v příslušných právních předpisech jde o dobu nezbytně nutnou k zajištění práv a povinností plynoucích jak ze závazkového vztahu, tak i z příslušných právních předpisů.

10.   Poučení – právní základ zpracování

Správce zpracovává údaje se souhlasem subjektu údajů s výjimkou zákonem stanovených případů, kdy zpracování osobních údajů nevyžaduje souhlas subjektu údajů.

 Souhlas subjektu údajů není potřeba v následujících případech:

• Zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje
• Zpracování je nezbytné ke splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů,
• Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů správce či třetí strany, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů vyžadující ochranu osobních údajů
• Zpracování je nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby
• Zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je správce pověřen

11. Práva subjektů údajů

V souladu s čl. 12 GDPR informuje správce na žádost subjektu údajů subjekt údajů o právu na přístup k osobním údajům a k následujícím informacím: 

• Účel zpracování osobních údajů,
• Kategorie dotčených osobních údajů,
• Příjemci nebo kategorie příjemců, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny
• Plánovaná doba, po kterou budou osobní údaje uloženy,
• Veškeré dostupné informace o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů,
• Skutečnost, zda dochází k automatizovanému rozhodování či profilování

Každý subjekt údajů, který zjistí nebo se domnívá, že správce nebo zpracovatel provádí zpracování jeho osobních údajů, které je v rozporu s ochranou soukromého a osobního života subjektu údajů nebo v rozporu se zákonem, zejména jsou-li osobní údaje nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování, může: 

• Požádat správce o vysvětlení,
• Požadovat, aby správce odstranil takto vzniklý stav. Zejména se může jednat o omezení, provedení opravy, doplnění nebo vymazání osobních údajů,
• Je-li žádost subjektu údajů podle odstavce 1 shledána oprávněnou, správce odstraní neprodleně závadný stav,
• Nevyhoví-li správce žádosti subjektu údajů podle odstavce 1, má subjekt údajů právo obrátit se přímo na dozorový úřad, tedy Úřad na ochranu osobních údajů
• Postup podle odstavce 1 nevylučuje, aby se subjekt údajů obrátil se svým podnětem na dozorový úřad přímo
• Správce má právo za poskytnutí informace požadovat přiměřenou úhradu, nepřevyšující náklady nezbytné na poskytnutí informace